Entenda como a gestão de compras contribui para o aumento da lucratividade e a redução de custos.
As decisões de compra têm um impacto direto no controle de estoque de uma empresa e no gerenciamento de níveis precisos do inventário. Boas práticas de gerenciamento de compras simplificam os processos de compra e controle de estoque, reduzindo os custos de manutenção e garantindo que os níveis de estoque sejam reabastecidos em tempo hábil.
Muitas empresas investem recursos significativos em estoque, mas falham em monitorar as compras. O gerenciamento vai além do controle de compras (Conforme abordamos nesse post), ele envolve pesquisa de produtos no mercado, habilitação de novos fornecedores, controle no armazenamento e no transporte para garantir que as entregas sejam recebidas em tempo, em bom estado e na quantidade certa.
Enfim, o que é gerenciamento de compras?
O gerenciamento de compras é uma disciplina de negócios que permite às empresas gerenciarem as atividades e relacionamentos que constituem as funções de compras necessárias para fazer negócios. Em sua essência, a gestão de compras trata de economizar dinheiro, aumentar os lucros e é uma função importante para qualquer negócio de atacado, distribuição ou manufatura.
O gerenciamento de compras eficiente oferece uma excelente oportunidade para os atacadistas obterem lucros maiores, controlando os custos do estoque para administrar seus negócios. Para proporcionar a maior lucratividade de uma organização, é fundamental que os produtos e serviços sejam adquiridos com o melhor preço e qualidade disponíveis. Para garantir os resultados mais econômicos, as estratégias de compra são necessárias e devem ser desenvolvidas de acordo com um ciclo de compra básico para melhor gerenciar todas as funções necessárias a partir de um local centralizado.
Ciclos de compra
Um ciclo de compra mostra as etapas pelas quais uma empresa passa antes de fazer a compra de qualquer produto. Parte-se do conhecimento da necessidade do produto, até a especificação das quantidades necessárias e quando são necessárias.
Uma vez que uma necessidade de compra é identificada, os preços e a qualidade de diferentes produtos e estoque de diferentes fornecedores precisam ser comparados antes que uma decisão seja tomada sobre onde obter as mercadorias. Um pedido de compra é então aprovado; em organizações maiores, esse número exige a aprovação de mais de uma pessoa.
A empresa e o fornecedor negociam os termos do contrato de compra. Nesta fase do ciclo de compra, também pode ser determinado se esta é uma venda única ou se será um relacionamento contínuo com o fornecedor escolhido.
Quando o estoque for recebido na empresa, as mercadorias são contadas e inspecionadas quanto à qualidade e, em seguida, registradas no sistema de gerenciamento de estoque da empresa.
Por que o gerenciamento de compras é importante?
O gerenciamento de compras impacta no fluxo de caixa, nos custos de estoque, nas questões contratuais e disponibilidade de produtos. Portanto, é fundamental que as empresas tenham um bom processo de aquisição de estoque.
O princípio mais básico desse gerenciamento é que os bens e serviços devem sempre ser adquiridos e entregues ao melhor preço possível para ajudar a maximizar os lucros. O excesso de estoque custa dinheiro para mantê-lo e representa um custo de oportunidade, quando o dinheiro poderia ter sido mais bem gasto em outro lugar.
O gerenciamento de compras é importante porque o processo de aquisição dos produtos certos, pelo preço certo e no momento certo é importante. Se você estiver pagando muito pelo estoque necessário no varejo ou na indústria, isso pode reduzir seriamente seus lucros.
Benefícios da gestão de compras
O gerenciamento de compras é um sistema que cria regras de aprovação personalizadas, proporcionando a capacidade de acelerar as aprovações e a colocação de pedidos para o recebimento oportuno do estoque. Ele agiliza o processo de compra e controle de estoque de uma organização para maior eficiência e redução de custos.
Soluções de gerenciamento de compras
A implementação de software nas operações otimiza o gerenciamento e o controle da compra de estoque em vários canais ou para um único local. Os sistemas melhoram o controle de estoque e ajudam a criar melhores relações com os fornecedores, porque tudo é rastreado de um local centralizado. As operações de compra integram e conectam eletronicamente sua organização aos dados de estoque em tempo real.
