Instaladores enfrentam muitas variáveis que podem gerar atrasos e cancelamentos de pedidos, tais como: tráfego engarrafado ou desvios, endereço de instalação errado ou ambíguos. Precauções extras durante a pandemia também ocupam o tempo dos instaladores. Mas os clientes são exigentes e não consideram essas desculpas válidas.
Como você se mantém conectado aos seus instaladores, especialmente durante esses tempos desafiadores?
Separamos algumas dicas que te ajudarão a montar roteiros de instalação que mantenham seus técnicos pontuais. Pontualidade é a pedra angular de qualquer negócio.
1. Agendamento
Erros no planejamento da rota afetam a produtividade dos instaladores, levando ao aborrecimento do cliente. Possuir um sistema de agendamento torna a tarefa fácil e garante quase 100% de precisão. Esse sistema combina a disponibilidade da agenda do instalador com a do cliente, considerando fatores como o intervalo de distância entre os endereços, tempo de instalação e fatores que possam gerar atrasos.
Mas uma programação eficaz ainda requer muitas iniciativas, como:
Faça um balanço dos técnicos categorizando os seus instaladores com base em sua experiência e conjuntos de habilidades. Faça uma análise da complexidade do trabalho e determine qual deles têm a experiência necessária para executá-lo.
Controle o tempo para concluir tarefas e ordens de serviço específicas entregando as ordens de serviço considerando a disponibilidade e expertise de cada instalador. Como cada tipo de instalação demanda tempo específico, em seu sistema de gerenciamento, considere também a necessidade de precauções extras, como ferramentas e equipamentos de higienização devido a pandemia, por exemplo. Aderir esses protocolos leva mais tempo do que o normal para concluir as tarefas.
2. Atendendo à demanda do consumidor
Classifique as instalações com base na prioridade e natureza de cada trabalho e trate cada ordem de serviço com a urgência que ela exige. Combine as habilidades e experiências dos seus instaladores com o trabalho designado. Para serviços mais simples, você pode enviar um instalador novato que pode se conectar remotamente com um instalador experiente para resolver o problema. Para serviços mais complexos, atribua instaladores mais experientes, tendo-os como backup para possíveis problemas emergenciais.
Planeje, mas seja flexível. Considere a programação do seu sistema de agendamento como um cronograma provisório, deixando espaço para alterações de horários, caso necessário. Lembre-se sempre de notificar o cliente e instaladores para confirmar a execução do serviço ou informar alguma alteração no cronograma, caso surjam imprevistos.
3. Garanta a conectividade em tempo real
Aproveitando o gancho do tópico anterior, um sistema eficiente de controle de roteirização e agendamento de instalações precisa ser cooperativo. A comunicação com o instalador será crucial para resolução de problemas, confirmação da instalação, auxílio na roteirização, cancelamento da instalação, entre outras ocasiões que possam acontecer e seja necessário a comunicação da sua empresa com o seu técnico de campo. Isso te permite fazer intervenções oportunas para evitar qualquer problema.
Além disso, será fundamental a comunicação com o cliente, confirmando o agendamento do recebimento do pedido e da instalação.
4. Promova a produtividade e a eficiência do instalador
Evite o esgotamento físico e mental da sua equipe, certificando-se de que o agendamento não lhes cause frustração ou estresse. Envolva os instaladores como parte do processo, buscando o feedback dos funcionários e considere suas sugestões ao elaborar padrões de agendamento.
Invista no treinamento de funcionários, oferecendo cursos e certificações para atualizá-los sobre as novas tecnologias que lhes permitirão fazer seu trabalho com rapidez, segurança e eficiência.
5. Tenha ferramentas de apoio
O suporte contínuo permite que sua equipe trabalhe com mais eficiência e cumpra sua programação. Em seus sistema de agendamento implemente módulos que facilitem a rotina da sua equipe como:
CRM – Sistema de Relacionamento com o cliente, gerenciando seus cadastros, gerando ordens de serviços e mantendo o relacionamento pré-venda, agendamento e pós-venda.
Importação de dados – Importar os dados de qualquer planilha ou ERP de forma rápida e prática eliminando trabalhos manuais e dispersão de tempo além de ter a segurança de que todas as informações foram inseridas corretamente.
Relatórios – Emissão de relatórios estratégicos para ter visão geral sobre o seu financeiro, vendas, compras, estoque, comissão e faturamento.
Gerenciamento de estoque – Garante a verificação da disponibilidade imediata de peças de reposição e ferramentas. Com um sistema automatizado, o instalador não precisa perder tempo requisitando materiais ou sofrer atrasos por indisponibilidade de sobressalentes.
Para manter os prazos e a organização dos seus processos, você precisará de ferramentas que otimizem e automatizem suas tarefas. Entre a gestão de pedidos, Cadastros de clientes, Controle de estoque, Emissão de notas fiscais de compra e venda, Controle financeiro, Controle logístico e demais tarefas diárias, opte por ferramentas horizontais que te deem o controle geral do seu negócio com um clique. Conheça a edecoração.
