Como implementar um sistema de gestão de cadeia de abastecimento

Aprenda a gerenciar sua Supply Chain

A implementação de um sistema de gerenciamento em sua cadeia de suprimentos (Supply Chain) pode ser um projeto extraordinariamente complexo e estressante – para não dizer caro. Ou pode ser surpreendentemente simples e acessível. O truque é tomar boas decisões sobre onde você está se metendo com antecedência, de modo que os benefícios consideráveis superem o esforço de curto prazo.
Aqui, veremos dicas para tornar sua implantação um sucesso e relatos de advertência sobre execuções que deram errado.

O que é uma cadeia de suprimentos?

Quando nos referimos à ‘cadeia de suprimentos’, estamos nos referindo à rede de fornecedores, fabricantes, produtores, empresas de transporte e outros que, quando combinados, produzem, despacham e vendem produtos e serviços aos usuários finais. O gerenciamento da cadeia de suprimentos é o ato de planejar e gerenciar essa rede. O gerenciamento dessa capilaridade de canais promove a agilidade nos processos, diminuição de Lead Time e evita sobrecarga ou escassez de determinado produto.

supply chain

O que é gerenciamento da cadeia de suprimentos?

Como informado acima, o gerenciamento da cadeia de suprimentos é como negócios e sistemas interconectados gerenciam o fluxo de bens e serviços, desde a matéria-prima até o usuário final. Uma cadeia de suprimentos pode envolver muitas empresas diferentes; o gerenciamento da cadeia de suprimentos é como cada empresa gerencia tanto seu próprio desempenho interno quanto o fluxo de materiais de e para outras empresas.

A disciplina de gerenciamento da cadeia de suprimentos abrange uma série de atividades que abrangem compras, gerenciamento de estoque, gerenciamento do ciclo de vida do produto, gerenciamento de transporte, gerenciamento de pedidos e muito mais.

Um gerente da cadeia de suprimentos pode otimizar o desempenho:

  • Gerenciando e cumprindo acordos de nível de serviço com fornecedores
  • Gerenciar produtos para permitir uma compra mais econômica
  • Gerenciando estoque para reduzir desperdícios e custos de armazenamento
  • Criação de políticas e contratos de transporte com boa relação custo-benefício
  • E muito mais.

Por que implementar um sistema de gerenciamento de cadeia de suprimentos?

  • Reduz custos operacionais
    O gerenciamento eficaz da cadeia de suprimentos identifica processos caros que não contribuem com valor para o produto final. Isso permite que sua empresa minimize ou remova esses processos, reduzindo os custos operacionais.
  • Melhora a eficiência
    Desperdício – seja perda de tempo, esforço ou matéria-prima – é a ruína da eficiência operacional. Uma boa estratégia de gerenciamento da cadeia de suprimentos leva em consideração o desperdício e minimiza-o ao se concentrar em atividades que agregam valor.
  • Aumenta os lucros
    Cadeias de suprimentos fortes e eficientes tendem a gerar mais receita e maiores lucros. Custos mais baixos permitem preços mais competitivos, mais margem de lucro e permitem atividades como marketing.
  • Melhora o fluxo de produtos e materiais 
    Quanto menos tempo leva para os produtos chegarem ao usuário final, mais eficiente é o fluxo do produto. Fluxos de produto eficientes têm menos defasagem entre a demanda e o fornecimento – tornando mais fácil a previsão precisa – e os efeitos do chicote são menos pronunciados.
  • Melhora o fluxo de informações
    Uma cadeia de suprimentos eficiente permite que as informações sejam compartilhadas ao longo de toda a cadeia de suprimentos. Isso remove gargalos e dá às empresas uma visão de toda a cadeia de suprimentos para que possam tomar decisões informadas. Além disso, as informações em tempo real mantêm todos os jogadores responsivos para que eles possam agir rapidamente às mudanças.

  • Aumenta a satisfação do cliente
    Clientes satisfeitos têm o que desejam, quando desejam – com o melhor preço. Uma cadeia de suprimentos otimizada pode aumentar a satisfação e a fidelidade do cliente, incentivando mais vendas no futuro. A transparência da cadeia de suprimentos também está se tornando cada vez mais importante para os consumidores.

Um estudo da Deloitte em 2014 destacou a importância de uma cadeia de suprimentos saudável para os resultados financeiros de uma organização. Ele descobriu que quase 80% das empresas com recursos avançados de cadeia de suprimentos alcançaram um crescimento de receita ‘significativamente acima da média’.

Quais são as opções de sistema de gerenciamento da cadeia de suprimentos que as empresas de médio porte têm?

A aparência de um bom sistema de gerenciamento pode ser diferente de um para o outro, mas seja qual for a sua escolha, um software de qualidade deve agilizar as atividades em todos os elos da sua cadeia de suprimentos. 

Aqui estão as duas opções principais:

  1. Software de planejamento de recursos empresariais

O software de planejamento de recursos empresariais (ERP) integra e gerencia todas as funções-chave de uma empresa em um sistema, incluindo cadeias de suprimentos, RH, contabilidade, vendas e gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM). ERPs são uma boa escolha para empresas que desejam uma solução para todo o negócio.

  1. Software baseado em nuvem

Uma decisão a ser avaliada ao procurar um novo sistema é escolher o software local instalado nos servidores da sua empresa; software baseado em nuvem acessado da web; ou um híbrido de ambos.

O software local tem certas vantagens, principalmente para empresas que desejam usar sua própria infraestrutura e hardware ou não desejam depender de conexão com a Internet. No local também significa ter total propriedade sobre como e onde os dados são armazenados e, geralmente, é mais personalizável. 

Os sistemas baseados em nuvem, também conhecidos como Software-as-a-Service (SaaS), podem ser uma solução econômica para empresas e dá aos usuários análises em tempo real, bem como a capacidade de ter uma visão geral sobre toda a empresa. Eles se beneficiam de atualizações regulares e são atendidos por fornecedores, portanto, você não precisa de uma função de TI dedicada para mantê-los.

À medida que mais atividades de negócios em todo o mundo migram online, muitos provedores agora oferecem serviços baseados em nuvem exclusivamente ou em adição à implementação no local.

Problemas que o software de gerenciamento de cadeia de suprimentos baseado em nuvem resolve

  • Erros manuais: confusão de pedidos de vendas. Qualquer negócio em expansão provavelmente receberá pedidos de vendas de uma variedade de fontes, por telefone, e-mail, através do site, redes sociais, por meio de parcerias e de vendedores remotos. O pesadelo que isso pode criar para o planejamento de recursos e produção, compras e gerenciamento de estoque pode fazer com que as empresas em crescimento parem de crescer. Um sistema de gerenciamento de cadeia de suprimentos online integrado resolverá esse ponto problemático. 
  • Complexidade de fabricação: Os fabricantes de decoração, em particular, podem ter cadeias de suprimentos extraordinariamente complexas, com cada linha de produto exigindo dezenas de matérias-primas – cada uma proveniente de locais diferentes. O software de gerenciamento de cadeia de suprimentos em nuvem pode ser crítico para esse tipo de negócio, com recursos como rastreamento de pedidos, controle de estoque e ordens de serviço. 
  • Margens turvas e custos confusos. Cadeias de suprimentos complexas são inimigas do gerenciamento preciso de custos, pois materiais idênticos provenientes de fornecedores diferentes – ou do mesmo fornecedor em momentos diferentes – variam de preço de acordo com custos de terceiros, como frete e tarifas. Ter um sistema de compras que registre com precisão os verdadeiros custos fixos é fundamental para qualquer empresa que monitore as margens de cada linha de produto e tome decisões de negócios com base no rendimento do produto. Informações financeiras precisas também são uma grande ajuda para os vendedores terem mais autonomia e decisões rápidas no momento da negociação com o cliente.
 

Oito dicas para uma implementação bem-sucedida do gerenciamento da cadeia de suprimentos

Agora que você já sabe o quão importante é o gerenciamento da sua cadeia de suprimentos e as vantagens e oportunidades de se implementar um sistema de gerenciamento, trazemos aqui oito dicas para pôr em prática seu sistema.

1. Saiba o que você precisa

Antes de escolher um novo software, é importante descobrir o que sua empresa precisa, tanto a curto quanto a longo prazo. Isso pode incluir a realização de uma auditoria de sistemas e processos existentes, coleta de informações da equipe e das partes interessadas e, claro, ter uma visão clara para o futuro de seus negócios e de sua cadeia de suprimentos.

2. Pesquise soluções

Existem muitos produtos no mercado, mas você precisa do certo para o seu negócio. Embora uma solução possa funcionar para uma empresa, pode ser muito complexa, simples ou sob medida para outra.
Faça uma lista dos produtos que você considera os melhores e marque reuniões com representantes de suas principais escolhas para discutir exatamente o que eles podem oferecer. Fale seus contatos do setor para obter opiniões e recomendações e verifique as análises online.
Esse processo pode levar tempo, mas tomar uma decisão precipitadamente pode custar caro à empresa a longo prazo. Da mesma forma, dedicar um tempo logo no início para avaliar suas opções pode fazer toda a diferença no futuro.

3. Faça um plano realista

Implementar um novo sistema é uma grande tarefa, portanto, antes de começar, é importante traçar um roteiro e definir o que essa atualização trará de positivo para o seu negócio. Inclua objetivos, marcos, atividades principais e cronogramas, bem como um mapa das principais partes interessadas e quais serão suas funções no processo.

4. Mapeie os riscos e considerações

Trabalhe com as principais partes interessadas para identificar uma lista completa das questões que provavelmente surgirão ao longo do caminho. Isso pode incluir a equipe que não deseja alterar o software, incompatibilidade com os sistemas que você ou seus parceiros já possuem ou possíveis interrupções na atividade da sua cadeia de suprimentos à medida que você muda.
Depois de identificar os riscos, especifique as consequências potenciais e o que pode ser feito para amenizá-los. É um exercício importante de preparação, mas também será uma ferramenta útil para dissipar as preocupações das partes interessadas e mostrar que as armadilhas em potencial estão sendo levadas a sério.

5. Comunicação (e integração) é fundamental

Isso é válido para todas as fases do processo, inclusive antes de você escolher um novo sistema. Sempre que possível, convide a alta administração desde o início para garantir que eles apóiam ​​a mudança, bem como a equipe-chave que será mais afetada pelo novo sistema.

Para fazer isso, considere o desenvolvimento de um case de negócios. Reúna evidências específicas que mostrem por que o sistema atual não é mais adequado para o propósito – tanto para os resultados da empresa (por exemplo, ineficiências, desperdício ou erros) e para a capacidade da equipe de fazer seu trabalho bem e com facilidade razoável (por exemplo, falta de acesso às informações ou sistemas desajeitados ou desatualizados). Em seguida, demonstre como um novo sistema resolveria esses problemas.

Continue a se comunicar em todas as fases do processo. Quanto mais a equipe souber, mais preparada ela estará para adotar o sistema. Não se esqueça de incluir as partes interessadas externas em seu plano de comunicação também. Você deseja que as empresas com as quais trabalha saibam o que usará (principalmente se eles preveem problemas de compatibilidade) e o que isso significará na forma como vocês trabalharão juntos no futuro.

6. Treine sua equipe

O melhor sistema do mundo pode falhar (e desperdiçar muito dinheiro) se a equipe não souber como usá-lo corretamente, então certifique-se de ter um programa de treinamento contínuo e robusto como parte do processo que começa o mais cedo possível. Indique alguns funcionários com mais noção de informática para te ajudar com isso – quanto mais superusuários houver, mais rápido a sua equipe estará treinada e engajada.
Muitos fornecedores de software também desenvolvem seus próprios cursos de treinamento. Verifique quais recursos de treinamento seus fornecedores preferidos oferecem antes de tomar sua decisão final.

7. Teste cedo e frequentemente

Haverá imprevistos no caminho na implantação de qualquer novo sistema, portanto, teste-o antes de entrar em operação e continue testando-o durante a fase de implementação. Certifique-se de que a equipe principal esteja envolvida no processo e abra uma linha de comunicação para que os funcionários compartilhem quaisquer problemas que encontrarem ao longo do caminho.
Verifique também com eles de forma proativa – fale com a equipe individualmente e / ou crie um grupo para as pessoas discutirem como as coisas estão progredindo. Essa é uma maneira importante para os usuários resolverem problemas menores entre si e identificarem quais são mais substanciais ou precisam ser escalados.

8. Monitore o progresso do seu sistema

O trabalho não terminará quando a implementação for concluída. É importante monitorar continuamente como o sistema está funcionando, que impacto ele está tendo em sua cadeia de suprimentos e como a equipe na linha de frente está descobrindo isso.

Elabore um plano de monitoramento e mantenha as linhas de comunicação abertas para feedback da equipe e parceiros externos. O que você não sabe, não pode resolver e os problemas que ficam desmarcados por muito tempo podem se transformar em problemas sérios. O monitoramento o ajudará a eliminar esses problemas pela raiz e dará ao novo sistema a melhor chance de sucesso.